ビジネスメールを相手に送り、返事があった場合や返事がない場合の回答パターンをご紹介します。
今回も例文メールを用意しました。
前回同様、日本三大仇討の「赤穂浪士の討入り」のきっかけとなる「松の廊下刀傷事件」を元ネタとしたアポイントの再確認を促すメールです。
| 送信時間：元禄14年3月2日(木) 10時05分 |
| 件名：再送【饗応の打ち合わせ日程のご相談】 |
| 本文： 高家旗本 吉良上野介様 お世話になっております。 播州赤穂藩 浅野内匠頭です。 念のため再送いたします。 4月14日に開催が決定しております、 饗応の段取りの打ち合わせを進めたくご連絡いたします。 候補日をご提示しますのでご都合の良い日、時間帯を教えてください。 【候補日】 ・3月13日AM ・3月14日終日 ・3月16日PM 幕府の礼式指導の権威であられる吉良様のご指導をお願いしたく、 再三ではございますが、メールをさせていただきました。 他の饗応役の大名の参集もありますので、【3月4日11：59】までにお返事を頂けますと幸いです。 よろしくお願いします。 |
いかがでしょうか？
アポイント依頼のメールをするも、返事を頂けず再度催促するメールの例文です。
それではこちらの例文メールの解説も踏まえながら、返信メールの回答パターンをご紹介します。
相手から返事が来た！
①メールの返事は来たが「ありがとう」のお礼のみだった
相手から返信メールは来たが「ありがとう」のお礼のみだった場合の返信例です。
例：自分→「セミナーのご案内」メールを送信する
相手→「ありがとう」の返事のみ
再び自分から相手にメールを送る際に、
「お役立ち情報やセミナーのご案内を今後もメールにて一報をお知らせいたします」
上記のように未来の約束を勝手に宣言して、コミュニケーションを続けましょう。
②なにか質問がきた！
質問に対する答えを返しましょう。
例：相手からの質問：「リンゴとバナナどちらがおすすめですか？」
自分の回答：「季節柄はリンゴがおすすめです。青森産リンゴが特に一押しです
素早くエネルギーをチャージしたい場合はバナナがおすすめです。
●月×日までならどちらもご用意が可能です、
私宛に電話かメールでご連絡ください」
例のように「答え」＋「提案」＋「入手方法」の情報を入れたり、締め切りがある場合は締め切り日の1日～2日くらい前にリマインドメールを入れたりするのも効果的です。
相手からの返事が来ない
返事がいっこうに来ないと嘆く前に、メールを送った相手のメールアドレスが合っているか、自分の受信メールボックスに返事が来ていないかを再度確認してください。
①相手に「逃げ道」を作った文章を入れて再送
相手を問い詰めるのではなく「逃げ道」を作った文章を入れて、再度メールを送ってみましょう。
例：「念のため再送いたします」
「前回のメールがわかりづらかったような気がしたので、改めてご連絡いたしました」
「ご返信いただいているかもしれませんが」
②再送したけど、返事がない
相手にとって的外れな提案をしているかもしれません。別の担当者、別のアプローチを模索するのも一つです。
例：「●●様のご担当ではない場合は、総務部門の方をご紹介いただけませんか？」
ずっと返事がない
返事がない場合の①、②のようなメールを送っても全く音沙汰がない時は、少し間を置いてもよいでしょう。
相手先が決算月や業界的に忙しい時期なのかもしれません。コンタクトを切ってしまわずにフォローは続けてください。
メールに不向きなこと
メールに向いてないことは「謝罪」です。謝罪の場合は対面で行いましょう。
メールの返事はいつまでに？
多くの人が1日（24時間）以内 or 翌営業日以内の返信を期待しています。
以上がメールの返信パターン集です。
メールのメリットは「相手の時間を拘束しない」ことです。[注1]
返事があった場合も、ない場合もコンタクトを切ってしまわずにフォローを続けることが大切です。
記者名：佐大臣
