はじめまして。MASSANです。
みなさん、タスク管理はどの様に行っていますか？
EXCELやメモ帳・メモアプリ、またはGoogleカレンダーや専用ツール等で行っているかと思います。
私は色々と試した結果、現在は「Trello（トレロ）」を利用しています。
そこで今回は、デザイナーやディレクター等のクリエイターにおすすめする、タスク管理ツールTrelloをご紹介します。
複数タスクを同時進行させるに当たってツール選びは重要です。
直感的な簡単操作で視覚的にタスク管理ができるので、ぜひ試してみてはいかがでしょうか。
「Trello」について
Trelloはブラウザー上で利用できる無料のツールです。
ボード上にリストを作成し、その中にカードを格納します。
ボードは情報を一元管理するスペースで、パソコンでいうところのデスクトップに当たります。
リストはフォルダの様なもので「作業中」、「完了」等でラベリングして管理します。
カードは個々のタスクで、進捗状況によってリスト間を移動させるイメージです。
カード内には説明やコメントを入れたり日付を設定できます。
期限が近づくと色が変わるため緊急度がひと目で分かります。
「Trello」の利用例
それでは実際に私が行っている利用例をご紹介します。
（Trelloはチームでの運用もできますが、今回は個人利用での一例としてご参考ください）
まずリストですが、左から順に、
- 作業前
- 作業中
- 先方校正中
- 完了
- メモ
としています。
一つひとつの内容を見ていきましょう。
「作業前」
営業さんや上司等からフンワリとした案件のお話を頂いたけど、まだスタート前のタスクを格納します。
前に話を聞いて暫く音沙汰がなかったけど、急に「前に話したあの件だけど〜」って聞かれた時に、このカードを見れば当時記入した情報が確認できます。
「あー、あの〇〇の□□□ですね」ってすぐに返せるわけです。
「作業中」
進行中のタスクで、現在こっち側にボールがある案件を格納します。
提出日が早いものを上から並べて管理し、提出後には「先方校正中」リストに移動させます。
「先方校正中」
先方が校正中でフィードバック待ちのタスクを格納します。
提出したからって油断していると、雪崩のように一気に戻ってきて、「作業中」リストが膨大になります。
案件進行中はカードが「作業中」と「先方校正中」を行き来します。
「完了」
終わった案件を格納します。念の為、暫くは残しておきます。
「メモ」
社内や部内の連絡事項等を格納します。社内イベントやメンバーの休暇情報等です。
続いてカードの説明です。
「説明」欄
常に上部に固定されているため流れては困る情報を記入します。
例えば全体のスケジュールや納品形態等です。
「アクティビティログ（コメント）」欄
主にメールでの情報をコピペしていきます。
上部に積み重なりますので、最新のものがすぐに見れますし、下へスクロールさせると過去の情報も確認できます。
案件のメールが来た時には、ひとまずここにコピペしておけば、漏れがなくなります。
また、PDFファイルの添付も可能なため、カード内を見ればそのタスクの一通りの情報を得ることができます。
まとめ
この手のツールは使い手との相性があると思いますが、もし気になりましたら一度お試しください。
うまく活用できればタスク管理に於ける時間と労力を削減でき、業務を円滑に行うことができるのではないでしょうか。
